BIP - Centrum Usług Wspólnych

ZARZĄDZENIE NR 11/2026
Dyrektora Centrum Usług Wspólnych w Chorzowie
z dnia 12. 05. 2026 roku

w sprawie: wdrożenia systemu EZD jako narzędzia wspomagającego wykonywanie czynności kancelaryjnych w systemie tradycyjnym oraz stosowania Instrukcji kancelaryjnej, Instrukcji archiwalnej i Jednolitego rzeczowego wykazu akt w Centrum Usług Wspólnych w Chorzowie

Na podstawie: § 1 ust. 3, § 16 ust. 2, § 17 ust. 6, § 42 Instrukcji Kancelaryjnej, stanowiącej załącznik nr 1 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. z 2011 r. Nr 14 poz. 67, Nr 27, poz. 140) Dyrektor Centrum Usług Wspólnych w Chorzowie

§ 1.

1. W Centrum Usług Wspólnych, zwanym dalej „CUW”, czynności kancelaryjne wykonywane są w systemie tradycyjnym, który jest podstawowym sposobem dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw dla CUW.
2. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o punkcie kancelaryjnym, należy przez to rozumieć sekretariat CUW.
3. Dla wszystkich spraw rejestrowanych i prowadzonych od dnia 1 czerwca 2026 r. w systemie tradycyjnym, system EZD stanowi obligatoryjne wspomagające narzędzie informatyczne służące do:
1) rejestracji przesyłek wpływających, za wyjątkiem przesyłek określonych w § 3;
2) rejestracji przesyłek wychodzących;
3) przesyłania korespondencji wewnętrznej oraz udostępniania pism wewnątrz CUW;
4) prowadzenia spisów spraw i rejestrów kancelaryjnych, które are następnie drukowane i odkładane do właściwych teczek;
5) dekretacji pism, przenoszonej następnie na dokumenty papierowe w postaci dekretacji zastępczej;
6) powiązywania przesyłek wpływających z odpowiednimi sprawami założonymi pomocniczo w systemie EZD, w sposób odzwierciedlający przynależność dokumentów papierowych do właściwych akt spraw.
4. System EZD może być wykorzystywany jako wspomagające narzędzie informatyczne służące do akceptacji pism wytwarzanych w systemie tradycyjnym, w szczególności pism wysyłanych następnie do adresata w postaci elektronicznej. Treść akceptacji dokonanej w systemie EZD jest następnie przenoszona na dokumenty papierowe.

§ 2.

1. Przesyłki adresowane do CUW podlegają rejestracji w systemie EZD z wyłączeniem przesyłek określonych w § 3.
2. Rejestracja przesyłek wpływających polega na nadaniu przesyłce unikatowego identyfikatora z rejestru przesyłek wpływających (RPW) oraz uzupełnieniu metadanych opisujących tę przesyłkę.
3. Określa się listę rodzajów przesyłek wpływających do CUW, które nie są otwierane przez punkt kancelaryjny:
1) przesyłki zawierające informacje niejawne;
2) przesyłki zawierające oferty złożone w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego;
3) przesyłki adresowane imiennie opatrzone klauzulą „do rąk własnych”;
4) przesyłki sądowe adresowane imiennie do osób zatrudnionych w CUW;
5) przesyłki będące ofertami zatrudnienia w CUW;
6) inne przesyłki, których otwarcie mogłoby naruszyć przepisy prawa lub interes nadawcy, z zastrzeżeniem ust. 2.
4. Przesyłki, o których mowa w ust. 3 pkt 1-6, nie są otwierane przez punkt kancelaryjny, o ile oznaczenie na kopercie pozwala na zidentyfikowanie zawartości przesyłki.
5. Przesyłki, o których mowa w ust. 3 pkt 1-6, rejestrowane są na podstawie danych znajdujących się na kopercie.

§ 3.

Ze względu na obowiązek rejestrowania w innych systemach teleinformatycznych, rejestracji w systemie EZD nie podlegają dokumenty dotyczące działalności CUW oraz jednostek obsługiwanych, w szczególności:
1) faktury zakupowe i sprzedażowe;
2) dokumenty kadrowo-płacowe obsługiwane w systemie kadrowo-płacowym;
3) dokumenty dotyczące środków trwałych oraz ewidencji majątku obsługiwane w systemie finansowo-księgowym;
4) dokumenty dotyczące rozliczeń podatku VAT obsługiwane w systemie finansowo-księgowym;
5) harmonogramy dotyczące ewidencji czasu pracy prowadzona w systemie kadrowym;
6) deklaracje ZUS i dokumenty ubezpieczeniowe przekazywane za pośrednictwem programu Płatnik lub innych systemów dziedzinowych;
7) sprawozdania budżetowe i finansowe sporządzane w systemach finansowo-księgowych;
8) dokumentacja postępowań o udzielenie zamówień publicznych prowadzonych za pośrednictwem dedykowanych platform zakupowych, w zakresie dokumentacji rejestrowanej obligatoryjnie v tych systemach;
9) dokumentacja dotycząca Pracowniczych Planów Kapitałowych obsługiwana w systemie kadrowo-płacowym;
10) dokumenty obsługiwane wyłącznie za pośrednictwem platform elektronicznych administracji publicznej, w szczególności platformy e-Zamówienia, PUE ZUS lub systemów bankowości elektronicznej;
11) inne dokumenty przetwarzane i rejestrowane w dedykowanych systemach dziedzinowych funkcjonujących w CUW.

§ 4.

1. Przesyłki wpływające do CUW w postaci papierowej są skanowane, za wyjątkiem mających:
1) rozmiar strony większy niż A4;
2) liczbę stron większą niż 30;
3) nieczytelną treść;
4) postać inną niż papierowa (np.: płyta CD, przedmiot);
5) postać lub formę niemożliwą do skanowania (np.: dokument zszyty).
2. W przypadku, gdy przesyłkę stanowi dokumentacja obszerna, skanowaniu podlega tylko pismo przewodnie.
3. W przypadku przesyłek określonych w § 2 ust. 3 pkt 1-6 skanuje się jedynie kopertę.

§ 5.

Przesyłki wpływające, które zostały złożone osobiście bezpośrednio u pracownika należy przekazać do punktu kancelaryjnego w celu rejestracji w systemie EZD.

§ 6.

Przesyłki wpływające nadesłane pocztą elektroniczną na adres służbowy pracownika, jeżeli podlegają obowiązkowi rejestracji w rejestrze pism wpływających, są rejestrowane w systemie EZD bezpośrednio przez pracownika.

§ 7.

W celu przechowywania informatycznych nośników danych zawierających dokumentację w postaci elektronicznej, tworzy się w archiwum zakładowym zbiór informatycznych nośników danych.

§ 8.

Wszystkie zarejestrowane przesyłki punkt kancelaryjny przekazuje do właściwej komórki organizacyjnej w postaci elektronicznej w systemie EZD i w postaci papierowej.

§ 9.

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 czerwca 2026 r.

(-) Małgorzata Michnik
Dyrektor Centrum Usług Wspólnych
w Chorzowie