BIP - Zakład Ekonomiczno-Finansowej Obsługi Jednostek Oświatowych

Zarządzenie Nr 2/2015

Dyrektora Zakładu Ekonomiczno-Finansowej Obsługi Jednostek Oświatowych

w Chorzowie

z dnia 01 grudnia 2015 r.

 

o zmianie Zarządzenia Nr 1/2011 Dyrektora Zakładu Ekonomiczno-Finansowej Obsługi Jednostek Oświatowych w Chorzowie z dnia 24 stycznia 2011 r. w sprawie wprowadzenia zasad (polityki) rachunkowości.

Na podstawie ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości /j.t. Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późn.zmianami/

zarządzam:

§ 1.

W Zarządzeniu Nr 1/2011 Dyrektora Zakładu Ekonomiczno-Finansowej Obsługi Jednostek Oświatowych w Chorzowie z dnia 24 stycznia 2011 r. w sprawie wprowadzenia zasad (polityki) rachunkowości wprowadza się następujące zmiany:

We wprowadzeniu dodaje się:

„ 5. Wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych oraz opis systemu przetwarzania danych – systemu informatycznego (załącznik nr 5).”

W Załączniku nr 1 ZASADY PROWADZENIA KSIĄG RACHUNKOWYCH

1. W pkt. 1.1. Miejsce prowadzenia ksiąg rachunkowych zmianie ulega adres siedziby  Zakładu Ekonomiczno-Finansowej Obsługi Jednostek Oświatowych na ul. Racławicką 23.

2. W pkt. 1.3. Technika prowadzenia ksiąg rachunkowych w części, w której mowa jest  o kontach pozabilansowych,

wykreśla się zapis o koncie:

„ - 011 /bez rozszerzenia analitycznego/ Środki trwałe nieużywane”.

dodaje się zapis o kontach:

„ - 091 – Środki trwałe – ewidencja pozabilansowa

- 093-**** - Pozostałe środki trwałe – ewidencja ilościowa”

3. W pkt. 1.3. Technika prowadzenia ksiąg rachunkowych w części, w której mowa jest  o producentach programów komputerowych wykorzystywanych do prowadzenia ksiąg  rachunkowych dodaje się zapis:

„ W trakcie 2015 r. zmieniono oprogramowanie z wersji DOS QWANT i QWARK na wersję Windows SQola-Integra tego samego producenta, które składa się z modułów:

F-K – program księgowy, który został wprowadzony do pełnego użytkowania,

Faktury – program do emisji faktur sprzedaży i faktur korygujących oraz do automatycznego księgowania faktur; program przyszłościowo ma być zainstalowany we wszystkich obsługiwanych placówkach; w 2015 r. program testowano w jednej placówce,

Płace – program płacowy, który został wprowadzony do pełnego użytkowania,

ARP – asystent rozliczenia płac według określonych kryteriów, na potrzeby właściwego zaksięgowania kosztów wynagrodzenia pracownika, który został wprowadzony do pełnego użytkowania,

Qdeklaracje – program służący do przygotowywania i przesyłania deklaracji podatkowych drogą elektroniczną do systemu e-Deklaracje.

4. W pkt 1.4. Opis przyjętych zasad wybranych zdarzeń gospodarczych oraz zasad funkcjonowania i prowadzenia ewidencji wybranych zagadnień

- w punkcie 25. konto „011-bez analityki” zastępuje się kontem „091”

- dodaje się punkt 27. o treści:

„ 27. Ewidencja naliczenia i wypłaty dodatkowego wynagrodzenia rocznego

a/ księgowania w roku, którego DWR dotyczy

- naliczenie 404-§ 4040-* / 231-§ 4040

- składki ZUS obciążające pracodawcę 405-§ 4110 / 229-§ 4110-1

- składki FP obciążające pracodawcę 405-§ 4120 / 229-§ 4120-1

b/ księgowania w roku wypłaty DWR

- przeksięgowanie składek ZUS obciążające pracownika 231-§ 4040 / 229-§ 4040

- przeksięgowanie podatku 231-§ 4040 / 225-§ 4040

- przelew na rachunki pracownikom 231-§ 4040 / 130-§ 4040

- przelew składek ZUS obciążające pracownika 229-§ 4040 / 130-§ 4040

- przelew składek ZUS obciążające pracodawcę 229-§ 4110-1 / 130-§ 4110

- przelew na FP obciążające pracodawcę 229-§ 4120-1 / 130-§ 4120

- przelew podatku 225-§ 4040 / 130-§ 4040 ”

- dodaje się punkt 28. o treści:

„ 28. Przyjmuje się, że ewidencja operacji kasowych w związku z ich małą ilością, nie odbywa się przez konta rozrachunkowe.”

W Załączniku nr 3 SPOSÓB PROWADZENIA KSIĄG RACHUNKOWYCH

1. W pkt 3.2. Wykaz ksiąg rachunkowych, w części dotyczącej kont pozabilansowych  wykreśla się:

• 013-**** Pozostałe środki trwałe – ewidencja ilościowa

dodaje się:

• 091 Środki trwałe – ewidencja pozabilansowa,

• 093-**** Pozostałe środki trwałe - ewidencja ilościowa.

2.Pkt 3.3. Wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych

nośnikach danych, otrzymuje nowe brzmienie:

„ Księgi rachunkowe Zakładu prowadzone są z wykorzystaniem programów zakupionych w wersji Windows w 2015 r. , których użytkowanie odbywa się na podstawie umowy nr 542/2015 zawartej pomiędzy ZEFO i QNT.

Program księgowy obejmuje:

• księgę główną,
• rozrachunki,
• środki pieniężne,
• sprawozdawczość budżetową,
• analizy.

Program płacowy obejmuje:

• płace,
• kalkulacje,
• analizy.

Program księgowy jest przeznaczony do prowadzenia pełnej księgowości budżetowej.

Program finansowo-księgowy zapewnia wykonywanie następujących zadań:

- rejestracja i dekretowanie dokumentów księgowych (faktury, wyciągi bankowe, raporty

kasowe, polecenia księgowania),

- rozliczanie rozrachunków,

- obsługa stanowisk kasowych,

- realizacja przelewów,

- obsługa wyciągów bankowych,

- wystawianie upomnień i not odsetkowych,

- ewidencja pozabilansowa oraz kontrola realizacji planu finansowego,

- prowadzenie sprawozdawczości,

- sporządzanie druków bilansu, rachunku zysków i strat, zestawienia zmian w funduszu

jednostek oraz deklaracji podatkowych,

- sporządzanie zestawień kontowych, budżetowych, dotyczących przelewów, finansów

i faktur,

- tworzenie rejestru VAT.

Program płacowy zapewnia obsługę następujących zadań:

- obliczanie wynagrodzeń z uwzględnieniem dowolnej liczby składników płacowych,

- wykonywanie automatycznych przeszeregowań i wyrównań,

- rozliczanie wynagrodzeń z tzw. bezosobowego funduszu płac (np. umowy o dzieło,zlecenia),

- obliczanie składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz nagród jubileuszowychi odpraw emerytalnych,

- rozliczanie zaliczek na podatek dochodowy,

- wypłata wynagrodzeń – przelewy elektroniczne, wydruk do banku, wypłata w kasie,

- obsługa pożyczek mieszkaniowych,

- tworzenie obowiązkowych sprawozdań dla ZUS (współpraca z programem Płatnik), US, GUS.

Program współpracuje z innymi programami, m.in.:

- Program Płatnik – automatyczne kopiowanie danych do sporządzania comiesięcznych deklaracji ZUS,

- z programami bankowymi – generowanie danych dotyczących przelewów na konta pracowników oraz dla instytucji.

W Załączniku nr 3a ZAKŁADOWY PLAN KONT – ZASADY FUNKCJONOWANIA

KONT KSIĘGI GŁÓWNEJ w zakresie kont pozabilansowych:

- wykreśla się opis konta 013-**** - "Pozostałe środki trwałe – ewidencja ilościowa"

- dodaje się opis kont:

„ Konto 091 – „Środki trwałe – ewidencja pozabilansowa”

Konto 091 służy do ewidencjonowania środków trwałych nieużywanych do momentu ich likwidacji.

Konto 093-**** - „Pozostałe środki trwałe – ewidencja ilościowa”

Konto służy do ewidencji pozostałych środków trwałych ewidencjonowanych tylko

ilościowo, krzesła i radioodbiorniki, bez względu na wartość jednostkową.

- opis konta 998 otrzymuje nowe brzmienie:

„ Konto 998 - "Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego"

Do ewidencji prawnego zaangażowania wydatków budżetowych w planie finansowym Zakładu na dany rok budżetowy służy konto 998; na stronie Wn tego konta ujmuje się:

- równowartość sfinansowanych wydatków budżetowych w danym roku budżetowym,

- równowartość zaangażowania wydatków budżetowych, które będą obciążały wydatki roku następnego i 31 grudnia zostaną przeksięgowane na konto 999.

Na stronie Ma konta 998 ujmuje się zaangażowanie wydatków, czyli:

- zaangażowanie z lat poprzednich przeksięgowane z konta 999 na początku roku,

- wartość umów, decyzji i innych postanowień, których wykonanie spowoduje konieczność dokonania wydatków w roku bieżącym,

- zaangażowanie w wysokości dokonanych wydatków i powstałych zobowiązań związanych z operacjami niepoprzedzonymi umowami lub decyzjami, a więc niezaewidencjonowanymi wcześniej na tym koncie,

Ewidencja szczegółowa do konta 998 prowadzona jest według podziałek klasyfikacji budżetowej. Na koniec roku konto 998 nie wykazuje salda.

Podstawą zapisów na koncie 998 jest zbiorcze zestawienie pod nazwą „Wykaz

dokumentów stanowiących podstawę ustalania zaangażowania środków ujętych w planie finansowym wydatków budżetowych na ……….r. oraz ustalenie zaangażowania” zatwierdzone przez Dyrektora Zakładu.

Na stronie Ma konta 998 ujmuje się zapisem czerwonym zmiany zmniejszające zaangażowanie wydatków, czyli na stronie Wn tego konta w ciągu roku budżetowego nie wystąpią żadne zapisy. Wykonane wydatki są zgodnie z instrukcją sporządzania sprawozdania Rb-28S częścią składową zaangażowania i w związku z tym nie muszą na bieżąco być księgowane na stronie Wn konta 998.

Księgowanie zaangażowania wg „Wykazu dokumentów stanowiących podstawę ustalania zaangażowania środków ujętych w planie finansowym wydatków budżetowych na …….r. oraz ustalenie zaangażowania” odbywa się wraz z początkiem nowego roku kalendarzowego.

Jednorazowe wydatki i zobowiązania nie wynikające z wcześniej zawartych umów

księgowane są automatycznie jako zaangażowanie.

W związku z tym, że na koniec roku w sprawozdaniu z wydatków budżetowych zaangażowanie równe jest zrealizowanym wydatkom, nie księguje się zobowiązań na koniec roku na koncie 998, lecz bezpośrednio na konto 999.”

W Załączniku nr 4 SYSTEM OCHRONY DANYCH SZKOŁY, pkt 4.1. Ochrona zbiorów ksiąg rachunkowych otrzymuje nowe brzmienie:

„ Pomieszczenia, w których znajduje się sprzęt komputerowy wykorzystywany do prowadzenia ksiąg rachunkowych, zamykane są na klucze oddawane do przechowywania

/w godzinach, w których Zakład nie pracuje/ na portiernię budynku, w którym znajduje się siedziba Zakładu. Pracownicy Zakładu posiadają swoje identyfikatory - kody wejścia do programu. Zasady funkcjonowania systemu haseł zostały ujęte w Instrukcji Zarządzania Systemem Informatycznym Służącym do Przetwarzania Danych Osobowych wprowadzonej Zarządzeniem Dyrektora ZEFO.

W zależności od zakresu obowiązków danego pracownika zróżnicowano dostępy do baz danych i dokumentów.

Komputerowe nośniki danych /dokumenty księgowe, dokumenty płacowe, wydruki komputerowe/ przechowywane są w segregatorach i teczkach odpowiednio opisanych w szafach zamykanych na klucz.

Dla prawidłowej ochrony ksiąg rachunkowych i danych osobowych tworzących 1 bazę danych:

1/ tworzy się każdorazowo kopie bezpieczeństwa bazy danych w momencie modyfikowania programów finansowo-księgowego i płacowego przez producenta, która zapisywana jest na serwer kopii zapasowych;

2/ codziennie automatycznie archiwizuje się bazę danych w serwerze kopii zapasowych wg

harmonogramu;

3/ stosuje się profilaktykę antywirusową – programy zabezpieczające,

4/ stosuje się systemy podtrzymywania napięcia w razie awarii sieci energetycznej (UPS),

5/ okresowo przenosi się dane historyczne na dodatkowy zewnętrzny dysk twardy.

Kompletne księgi rachunkowe drukowane są nie później niż na koniec roku obrotowego.

Za równoważne z wydrukiem uznaje się przeniesienie treści ksiąg rachunkowych na inny informatyczny nośnik danych, zapewniający trwałość zapisu informacji, przez czas nie krótszy niż 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą.

§ 2.

Pozostałe postanowienia Zarządzenia, o którym mowa w § 1 nie ulegają zmianie. 

§ 3.

Zobowiązuję pracowników ZEFO do zapoznania się z treścią i do jej stosowania.

§ 4.

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 01 czerwca 2015 r.