BIP - Zakład Ekonomiczno-Finansowej Obsługi Jednostek Oświatowych

Zarządzenie Nr 4/2013

Dyrektora Zakładu Ekonomiczno-Finansowej Obsługi Jednostek Oświatowych w Chorzowie

z dnia 3 czerwca 2013 r.

o zmianie Zarządzenia Nr 1/2011 Dyrektora Zakładu Ekonomiczno-Finansowej Obsługi Jednostek Oświatowych w Chorzowie z dnia 24 stycznia 2011 r. w sprawie wprowadzenia zasad (polityki) rachunkowości.

Na podstawie ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości /j.t. Dz.U. z 2009 r.

Nr 152, poz. 1223 z późn.zmianami/

zarządzam: 

§ 1.

W Zarządzeniu Nr 1/2011 Dyrektora Zakładu Ekonomiczno-Finansowej Obsługi Jednostek Oświatowych w Chorzowie z dnia 24 stycznia 2011 r. w sprawie wprowadzenia zasad (polityki) rachunkowości wprowadza się następujące zmiany:

W Załączniku nr 1 ZASADY PROWADZENIA KSIĄG RACHUNKOWYCH

1. W pkt 1.2. Określenie roku obrotowego oraz okresów sprawozdawczych na końcu dopisuje się zdanie:

„Zestawienie obrotów i sald sporządzane jest każdorazowo w ujęciu miesięcznym”.

2. W pkt. 1.3. Technika prowadzenia ksiąg rachunkowych, zmianie ulega zapis dotyczący zamknięcia ksiąg rachunkowych na:

„Ostateczne zamknięcie ksiąg rachunkowych, a tym samym, przeksięgowanie wyniku finansowego, następuje w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego jednostki samorządu terytorialnego przez Radę Miasta Chorzów.”

3. W pkt 1.4. Opis przyjętych zasad wybranych zdarzeń gospodarczych oraz zasad funkcjonowania i prowadzenia ewidencji wybranych zagadnień

- w ppkcie 6. dodaje się zdanie:

„Nie dokonuje się korekty zapisów na koncie 401-Zużycie materiałów i energii o wartości niezużytych na dzień bilansowy materiałów, jeśli wartość ustalonych zapasów nie przekracza kwoty 2.000 zł (dotyczy jednego asortymentu).”

- w ppkcie 9. Ewidencja dochodów budżetowych zmienia się zapis litery „d.” na:

„d. przeniesienie wykonania dochodów budżetowych na koniec roku na podstawie sprawozdania Rb-27S 800-2-5 / 222”

- dotychczasową treść ppkt-u 11. zmienia się na:

„11. Przeksięgowanie wyniku finansowego w roku następnym po zatwierdzeniu sprawozdania bilansowego

zysk 860 / 800-2-2

strata 800-2-4 / 860”

- w ppkcie 12. Ewidencja zakupu środków trwałych ze środków budżetowych

zmienia się zapis liter „d.” i „e” na:

„d. równowartość wydatków na inwestycje (księgowanie pod datą zapłaty) 810 / 800-1-2

e. przeksięgowanie salda konta 810 na koniec roku 800-2-3 / 810”

- dotychczasową treść ppkt-u 15. zmienia się na:

„15. Ewidencja pozostałych środków trwałych

a. zapisy na podstawie faktury 013-analityka / 201-analityka

201-analityka / 130-§

b. księgowanie w momencie wydania do używania 401-4210-4 / 072”

- w ppkcie 22. Ewidencja różnic inwentaryzacyjnych zmienia się zapis liter „e.” i „f.” na:

„e. ewidencja ujawnionego środka trwałego – zespół spisowy oszacował wartość

011 z analityką / 800-1-3

f. ewidencja ujawnionego środka trwałego – darowizna:

- zaksięgowanie obiektu 011 z analityką / 242 bez analityki 242 bez analityki / 800-1-3”

- dodaje się pkt 25. w brzmieniu:

„25. Ewidencja likwidacji środka trwałego w 100 % nieumorzonego

a. wyksięgowanie z ewidencji bilansowej do ewidencji pozabilansowej, w związku

z postawieniem środka trwałego w stan likwidacji 011-bez analityki /

b. wyksięgowanie dotychczasowego umorzenia 071-analityka / 011-analityka

c. wyksięgowanie wartości nieumorzonej 800-1 / 011-analityka

d. wyksięgowanie wartości środka trwałego z ewidencji pozabilansowej, po zakończeniu fizycznej likwidacji tego środka / 011-bez analityki”

- dodaje się pkt 26. w brzmieniu:

„26. Ewidencja zakupu oprogramowania komputerowego

Na podstawie ustalenia przez pracownika merytorycznego jednostki (odpowiednie opisanie faktury na odwrocie), stosuje się odpowiednio:

-- gdy jednostka korzysta z programu na zasadzie zakupu usługi dostępu (np. online), a właścicielem pozostaje kontrahent:

a. faktura za oprogramowanie 402-4300 / 201

b. zapłata faktury 201 / 130-4300

-- przeniesienie prawa majątkowego (zakup licencji), okres używania oprogramowania dłuższy niż 1 rok i wartość powyżej 3.500 zł

a. faktura za oprogramowanie 020 / 201

b. zapłata faktury 201 / 130-4210

c. roczne umorzenie 400 / 071

-- przeniesienie prawa majątkowego (zakup licencji), wartość oprogramowania poniżej 3.500 zł

a. faktura za zakup oprogramowania 020 / 201

b. zapłata faktury 201 / 130-4210

c. umorzenie jednorazowe 401-4210 / 072”

4. W pkt 1.5. Zasady prowadzenia ewidencji Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych dodaje się:

„6. księgowanie nierozliczonej zaliczki 851 / 234-5

7. wprowadzenie analityki do konta 851

- 851-1 b.z. z roku poprzedniego

- 851-1-1 odpis podstawowy za bieżący rok

- 851-1-2 pozostałe operacje bieżące na koncie /zmniejszenia, zwiększenia/

- 851 konto przejściowe na moment likwidacji lokaty.”

 

W Załączniku nr 2 OBOWIĄZUJĄCE METODY WYCENY AKTYWÓW I PASYWÓW ORAZ USTALANIA WYNIKU FINANSOWEGO

1. W pkt 2.1. Obowiązujące metody wyceny aktywów i pasywów w części dotyczącej pozostałych środków trwałych w zakresie ewidencji ilościowej, dopisuje się zdanie:

„Pozostałe środki trwałe otrzymane na podstawie umowy użyczenia ewidencjonowane są ilościowo i stanowią grupę rodzajową – sprzęt UM oznaczaną symbolem U-M.”

W Załączniku nr 3a ZAKŁADOWY PLAN KONT – ZASADY FUNKCJONOWANIA

KONT KSIĘGI GŁÓWNEJ

1. Zmiana w opisie konta 405 - wykreśla się odprawę pośmiertną.

2. Zmiana w opisie konta 409 - dopisuje się odprawę pośmiertną.

3. Do opisu konta 975 dodaje się zapis:

„Na koniec roku konto nie wykazuje salda, bieżące księgowania ujmuje się po stronie Ma, natomiast łączne ujęcie zrealizowanych wydatków na stronie Wn.”

4. W opisie konta 760 określenie „podstawowa działalność Zakładu” zastępuje się określeniem „zwykła działalność Zakładu”.

5. W opisie konta 761 określenie „podstawowa działalność Zakładu” zastępuje się określeniem „zwykła działalność Zakładu”.

 

W Załączniku nr 4 SYSTEM OCHRONY DANYCH SZKOŁY

1. Punkt 4.1. Ochrona zbiorów ksiąg rachunkowych otrzymuje brzmienie:

„Pomieszczenia, w których znajduje się sprzęt komputerowy wykorzystywany do prowadzenia ksiąg rachunkowych, zamykane są na klucze oddawane do przechowywania /w godzinach, w których Zakład nie pracuje/ na portiernię urzędu miasta.

Pracownicy Zakładu posiadają swoje identyfikatory - kody wejścia do programu.

Zasady funkcjonowania systemu haseł zostały ujęte w Instrukcji Zarządzania Systemem Informatycznym Służącym do Przetwarzania Danych Osobowych wprowadzonej Zarządzeniem Dyrektora ZEFO.

W zależności od zakresu obowiązków danego pracownika zróżnicowano dostępy do baz danych i dokumentów.

Komputerowe nośniki danych /dokumenty księgowe, dokumenty płacowe, wydruki komputerowe/ przechowywane są w segregatorach i teczkach odpowiednio opisanych w szafach zamykanych na klucz.

Dla prawidłowej ochrony ksiąg rachunkowych i danych osobowych stosuje się:

1/ regularne wykonywanie kopii bezpieczeństwa:

a/ codzienna archiwizacja danych księgowych w komputerze głównego księgowego na dysku lokalnym:

- w dniach od poniedziałku do czwartku - archiwizacja danych wprowadzonych w danym dniu,

- w piątki - archiwizacja całości, tj. od początku roku do dnia archiwizacji,

b/ codzienna archiwizacja wszystkich danych znajdujących się na sieci Zakładu,

c/ archiwizacja danych księgowych w komputerze - trwałe przeniesienie danych 2 razy w ciągu roku na płytę CD w dwóch egzemplarzach.

2/ profilaktykę antywirusową – stosowane programy zabezpieczające,

3/ odpowiednie systemy bezpiecznej transmisji danych,

4/ systemy podtrzymywania napięcia w razie awarii sieci energetycznej (UPS),

5/ okresowe przenoszenie danych historycznych na dodatkowy zewnętrzny dysk twardy.

Dane płacowe i osobowe w komputerach są zabezpieczane i archiwizowane w następujący sposób:

- codzienna archiwizacja na dysku lokalnym,

- cotygodniowa archiwizacja na płytę CD,

- 2 razy w miesiącu archiwizacja danych w programie płatnika na płytę CD,

- okresowe przenoszenie danych historycznych na dodatkowy zewnętrzny dysk twardy.

Kompletne księgi rachunkowe drukowane są nie później niż na koniec roku obrotowego.

Za równoważne z wydrukiem uznaje się przeniesienie treści ksiąg rachunkowych na inny informatyczny nośnik danych, zapewniający trwałość zapisu informacji, przez czas nie krótszy niż 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą.”

§ 2.

Pozostałe postanowienia Zarządzenia, o którym mowa w § 1 nie ulegają zmianie.

§ 3.

Zobowiązuję pracowników ZEFO do zapoznania się z treścią i do jej stosowania.

§ 4.

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 01 stycznia 2013 r..